Makalah PTI Tentang Executive Support System / Executive Information System

TUGAS PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI

 Nama Penyusun               :   

Dedy Indra Setiawan(16753011) Defta Alfiansyah(16753012) Destu Kurniadi(16753016) Edo Yulistama(16753018)

M. Reyhan Dirgantara(16753030) M. Daffa Aliffandhana(16753031) M. Andre Wira Aditya(16753034)

Kelas                                 :    Manajemen Informatika 1 A

Kelompok                         :    5

Politeknik Negeri Lampung

Bandar Lampung

Tahun Ajaran 2016/2017

Daftar Isi

Kata Pengantar.............................................................................. 2

Bab 1(Pendahuluan)................................................................. ..... 3

1.1 Latar Belakang................................................................... ..... 3

1.2 Rumusan Masalah................................................................... 6        

1.3 Manfaat Penulisan................................................................... 7

Bab II (Pembahasan)...................................................................... 8

2.1   Pengertian Sistem Informasi Eksekutif.................................. 8

2.2   Sejarah Sistem Informasi Eksekutif..................................... 13        

2.3   Komponen Sistem Informasi Eksekutif............................... 13

2.4   Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif............................ 15

2.5   Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif.......................... 17

2.6   Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif... 18

2.7   Langkah Eksekutif Untuk Meningkatkan Sistem Informasi               19

2.8   Alasan EIS Dibutuhkan Untuk Informasi Yang Up To Date             21

2.9   Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) 21

2.9.1Contoh beserta Alasan Penggunaan EIS dalam suatu Bidang            22

Bab III(Penutup).......................................................................... 26

3.1 Kesimpulan............................................................................ 26

3.2 Saran...................................................................................... 26

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah mengenai Executive Support System. Tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada Bapak Mochamad Yusman S.Kom.,M.Kom. selaku dosen pengampu mata kuliah Sistem Informasi Manajemen kami.

Adapun laporan Sistem Informasi Manajemen tentang Executive Support System ini telah kami usahakan semaksimal mungkin dan tentunya dengan bantuan berbagai pihak, sehingga dapat memperlancar pembuatan laporan ini. Untuk itu kami tidak lupa menyampaikan bayak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam pembuatan laporan ini.  Namun tidak lepas dari semua itu, kami menyadar sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun bahasanya maupun segi lainnya. Oleh karena itu dengan lapang dada dan tangan terbuka kami membuka selebar-lebarnya bagi pembaca yang ingin memberi saran dan kritik kepada kami sehingga kami dapat memperbaiki laporan analisa skripsi ini.

 Akhirnya penyusun mengharapkan semoga dari makalah tentang Executive Support System  ini dapat bermanfaat untuk pembaca dan penyusun.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Dengan berkembangnya teknologi informasi, mengubah manusia dalam menyelesaikan semua perkerjaannya. Tidak hanya dalam perkerjaannya saja tetapi dalam segala aspek kehidupan manusia, seperti  pada saat pencarian informasi, pengambilan keputusan,  membuat penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian atau analisis pribadi dilakukan dengan mengunakan  komputerisasi. Perancangan  sistem informasi memungkinkan  pemakai mengakses data dan informasi lingkungan  berdasarkan  subsistem fungsional dan menggantikan  teknologi atau sistem penyimpanan data-data konvensional ke dalam bentuk data-data yang dapat  disimpan dalam komputer sehingga meningkatkan efisiensi dalam  pencarian data dan perawatan data. Informasi adalah data yang diolah menjadi bahan yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya.

Dengan informasi sebuah lembaga, dalam hal ini perguruan tinggi dapat mengetahui tingkat  produktivitas, kemajuan, dan aktivitas yang terjadi pada  perguruan tinggi tersebut. Oleh sebab itu dalam  perguruan tinggi tersebut diperlukan sebuah sistem  informasi yang dapat mengolah dan merangkum data yang berhubungan dengan akademis dan kepegawaian.  Sistem informasi ini disebut Sistem  Informasi Eksekutif (SIE). Kebutuhan informasi akademis dan kepegawaian akan semakin kompleks. SIE harus mampu menangani, mengolah dan merangkum data dari database SIA dan SIK. SIE juga perlu memberikan tingkatan pengguna dalam hal akses terhadap data-data tersebut, tidak semua dapat mengakses data tertentu dan melakukan perubahan terhadapnya. Sehingga masing-masing pengguna hanya akan memperoleh hak kuasa terhadap informasi yang diinginkan.

Sistem informasi manajemen muncul dengan publikasi yang luas pada tahun 1960an. SIM ada yang memandang sebagai sentral, namun pada prakteknya SIM merupakan perkembangan atau perluasan dari sistem pelaporan untuk manajer tingkat bawah. Dalam tahun 1970an Sistem penunjang keputusan (DSS) telah memberikan bantuan untuk tugas pembuatan keputusan spesifik. DSS bisa digunakan oleh personel di organisasi secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh personel di organisasi secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh staff dan manajer menengah dan bawah.

Karena beberapa alasan dukungan yang diberikan DSS kepada eksekutif hanyalah sedikit, maka dalam pengembangannya muncullah Sistem Informasi Eksekutif (EIS) atau Sistem Penunjang Eksekutif (ESS).

Sistem informasi organisasi yang dimaksudkan untuk digunakan oleh eksekutif perusahaan baru saja berkembang. Permulaan yang terlambat ini disebabkan oleh kegiatan eksekutif yang tidak terstrukturbaik, dan para spesialis informasi lebih sukar memahami pemecahan keputusan  di tingkat eksekutif daripada di tingkatan managemen yang lebih bawah. Lambat laun penggunaan komputer bergerak merambat naik dan sekarang mendapat perhatian eksekutif. Sistem Informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi bisnis yang termarak. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System)  atau  EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manager pada tingkat perencanaan strategis. EIS adalah penyediaan informasi ke manajer senior. Dalam konteksnya, komputer diasumsikan terlibat dalam memperoleh dan  mengatur informasi (klarifikasi, analisis dan menyediakan alternatif keputusan). Data berbentuk rekaman dalam jumlah besar tidak cocok digunakan secara langsung. Dapat juga menjadi tidak berguna akibat terlalu padat, kurang lengkap atau tidak siap diakses. EIS digunakan oleh satu atau lebih manajer senior.Meskipun aturan dan tanggung jawabnya berbeda, mereka bekerjasama dalammerumuskan, menjalankan, dan melacak strategi. Mereka tidak peduli dengan transaksi harian yang detil, tapi peduli dengan gejala tren transakasi atau permasalahan yang muncul. Manajer senior kadang peduli dengan hubungan antar personal di lingkungan bisnis. EIS harus mendukung setidaknya sebagian fungsi berikut:

·                     Pemunculan ide

·                     Perencanaan

·                     Analisis

·                     Pengambilan keputusan

·                     Komunikasi

·                     Motivasi

·                     Pengawasan dan pengendalian

EIS juga merupakan suatu sistem berbasis komputer  yang melayani kebutuhan informasi  top executive. EIS menyediakan akses yang cepat berupa informasi yang tepat waktu dan langsung mengakses laporan manajemen. EIS sangat user-friendly, didukung oleh grafik-grafik, dan menyediakan laporan-laporan dengan kemampuan drill-down.EIS juga mudah dihubungkan dengan layanan informasi on-line dan elektronik mail[Turban,1996]. “Executive Information System (EIS) is a highly interactive MIS system providing managers and executive flexible access toinformation for monitoring operating result and general business conditions [alter,1996]”. EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang dibutuhkan. Eksekutif dapat memilih format-format secara grafis dan tabular [Paul Gray,1994]. Mengapa harus EIS. Karena eksekutif memerlukan informasi baik internal maupun external. Oleh sebab itu EIS lah yang dapat memenuhi kebutuhan eksekutif ini. Sesuai apa yang disimpulkan oleh Watson, et al[1991] tentang konsep mengapa diperlukan EIS adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan :

a)                  Eksternal

·         meningkatkan persaingan

·         dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan

·         kebutuhan untuk menjadikan lebih proaktif

·         kebutuhan untuk mengakses database external

·         meningkatkan regulasi pemerintah

b)                  Internal

·      kebutuhan informasi yang tepat

·      kebutuhan perbagikan komunikasi

·      kebutuhan mengakses data operasional

·      kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda

·      kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan

·      kebutuhan untuk mengenal data historis

·      kebutuhan untuk mengakses data perusahaan

·      kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat

Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk mengambil keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di luar organisasi dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil  dalam membuat keputusan. Dalam perusahaan biasanya komputer dihubungkan dengan mainframe. Komputer ini berfungsi sebagai  executive workstation. Database eksekutif disimpan dalam piranti keras umumnya disebut harddisk yang berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer perusahaan. sistem ini memungkinkan juga pemakai menggunakan e-mail dan mengakses data dan informasilingkungan. Contohnya dengan adanya perubahan peraturan pemerintah yang berlaku yang mana peraturan sebelumnya masih dilaksanakan dalam suatu organisasi, tentunya akan memberikan dampak buruk pada organisasi yang dipimpinnya. Begitu juga dengan informasi internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi, eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan. Bagaimana jadinya seorang eksekutif dalam mengambil keputusan apabila tidak mengetahui keadaan internal organisasi yang Tugas Tugas    Mata Kuliah  Mata Kuliah Model dan Sistem Informasi Model dan Sistem Informasi Model dan Sistem Informasi 12 dipimpinnya. Misalkan dari data keuangan perusahaantidak memungkinkan adanya penambahan peralatan yang mestinya dibutuhkan oleh organisasi tersebut yang mana eksekutif harus meminta data dari bagian manajerial keuangan dalam membuat keputusan.

1.2. Rumusan Masalah

Rumusan Masalah dalam penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut :

1.         Apa Pengertian System Informasi Eksekutif itu ?

2.         Bagaimana Sejarah Sistem Informasi Eksekutif

3.          itu ?

4.         Apa saja Komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif  itu ?

5.         Apa Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif itu ?

6.         Faktor-Faktor apa saja dalam Penentu Keberhasilan ESS ?

7.         Langkah - langkah apa saja yang dilakukan eksekutif untuk meningkatkan sistem informasi ?

8.         Mengapa EIS di butuhkan untuk kebutuhan informasi yang up to date ?

9.         Apa saja Kelebihan dan Kekurangan dar Sistem Informasi Eksekutif (SIE) ?

10.     Berikan contoh beserta alasan penggunaan SIE pada suatu perusahaan ?

1.3. Manfaat Penulisan

Dalam penyusunan makalah ini, kami tim penulis atau kelompok yang membahas tentang Sistem Informasi Eksekutif, berharap dalam makalah ini bisa bermanfa’at untuk jangka panjang maupun jangka pendeknya sebagai informasi yang sangat berharga.

Dalam sistem informasi eksekutif pun dapat diambil banyak manfa’atnya, dengan memilah – milah atau memilih software sistem informasi eksekutif (SIE).

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian System Informasi Eksekutif

Istilah Eksekutif memang diterangkan secara bebas, Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer puncak akan menerima semua informasi dari subsistem - subistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut. Berikut ini beberapa pandangan tentang apa yang harus dilakukan oleh Eksekutif :

·         Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.

·         Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.

·         Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a) menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b) membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

Sistem informasi eksekutif juga disebut sebagai sistem pendukung eksekutif. Sistem ini merupakan sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengindentifikasi masalah. Pemakai yang awam dengan komputer pun tidak sulit mengoperasikannya karena sistem dilengkapi antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya. Sistem Informasi Eksekutif dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang diperlukan pada saat mereka membutuhkannya dan dalam bentuk apapun yang paling bermanfaat [Pengenalan Sistem Informasi, Raymond Mcleod, Jr.]. Model dari Sistem Informasi Eksekutif digambarkan pada Gambar 1 Sebagai implementasinya, pemakai SIE dapat melakukan permintaan informasi, memilih sendiri format grafik, tampilan informasi yang dikehendaki. Kemampuan  drill down  yang tersedia pada sistem ini memungkinkan eksekutif dapat melihat lebih rinci suatu informasi.  Drill down  berarti eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih terinci.

1.      Menyediakan akses terhadap seluruh jenis informasi

2.      menyediakan keluwesan pelaporan dan menyediakan perangkat untuk menganalisis informasi

3.      Membantu eksekutif mengidentifikasi masalah

Gambar 1 Sistem Informasi Eksekutif Untuk melayani permintaan informasi, diperlukan suatu sistem yang disebut dengan sistem informasi eksekutif. Tugas SIE adalah mendokumentasikan seluruh informasi yang ada, sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan sebagai basis informasi dan dapat diakses kapan pun dan dimana pun, maka diputuskan untuk membuat suatu sistem informasi eksekutif berbasis web dengan nama sistem informasi eksekutif yang diharapkan mempunyai fitur-fitur untuk menangani permintaan data dari para jajaran. Sistem Informasi Eksekutif merupakan implementasi Sistem Informasi Organisasi, yang dapat dibagi menjadi subsitem berdasarkan cara pengelompokan pemakai didalam organisasi [Sistem Informasi Manajemen, Raymond Mcleod, Jr.]. Struktur ini digambarkan dalam Gambar  2, yang memperlihatkan garis-garis pemisah, tetapi ini bukanlah pemisahan fisik. Sebagian besar basisdata yang digunakan oleh suatu subsistem organisasi dapat juga digunakan oleh yang lain.

                                      Informasi dan data lingkungan

Gambar 2. Komposisi Sistem Informasi Organisasi

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System), atau EIS, untuk digunakan eksekutif organisasi. Terdapat juga sistem informasi fungsional – satu untuk tiap area fungsional utama organisasi.

Subsistem fungsional adalah sistem informasi yang disesuaikan bagi kegiatan dalam area ini, dimana terdapat dua subsistem yaitu sistem informasi akademis dan sistem informasi kepegawaian yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area-area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang diarea lain.

Model Sistem Informasi Eksekutif diperlihatkan pada Gambar 3 basis data berisi data dari SIA (sistem informasi akademis) dan SIK (sistem informasi kepegawaian) yang digunakan eksekutif untuk mendapatkan informasi dan publikasi yang luas.Perangkat lunak EIS menggunakan isi basis data untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun sebelumnya yang diturunkan ke workstation eksekutif dan disimpan di database  eksekutif. Eksekutif memasukkan permintaan informasi dan menerima tampilan.

Gambar 3 Model Sistem Informasi Eksekutif

Dalam model sistem informasi eksekutif diatas eksekutif melakukan dialog dengan perangkat lunak sistem informasi eksekutif dengan memasukkan instruksi kedalam sistem melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan  mouse. Penggunaan  keyboarddikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel atau narasi. Istilah yang berkembang dari kegiatan SIE adalah drill down. Sistem informasi eksekutif memantau seberapa baik organisai berjalan dalam hal tujuannya dan faktor penentu keberhasilannya. Eksekutif yang menerima konsep faktor-faktor penentu keberhasilan menggunakan sistem informasi eksekutif mereka untuk memantau setiap faktor penentu keberhasilan dalam hal ini adalah instansi pendidikan misalnya kualitas staf pengajar, materi yang berbobot, fasilitas universitas.

 Sistem informasi eksekutif memvisualisasikan perbandingan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual dengan bentuk multimedia yang menampilkan tabel atau narasi, sehingga eksekutif dapat mendapatkan informasi yang perlu diperhatikan oleh eksekutif untuk memutuskan suatu tindakan yang diperlukan. Peran utama dari SIE adalah membuat sintesis, atau  menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi, dan menghasilkan suatu gambaran operasi organisasi. Dengan menyatukan komputer ke dalam sistem informasi mereka, peluang baru  akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.

Jadi dapat kita simpulkan bahwa Pengertian Sistem Informasi Eksekutif adalah Merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian dan memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).

Arus Informasi dalam EIS adalah sebagai berikut :

·

Alasan Penggunaan dan Pengembangan EIS ( Executive Information System ) :

a)      Tekanan eksternal, yang berasal dari lingkungan di luar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan serta persaingan yang meningkat

b)      Tekanan internal, yang meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, yang lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya kebutuhan akan system pelaporan yang lebih efisien

c)      Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

2.2. Sejarah Sistem Informasi Eksekutif

Secara umum, sistem informasi eksekutif dikembangkan seperti mainframe program berbasis komputer. Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data dan untuk menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pemasaran untuk membuat keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur pemasaran, dan petugas eksekutif pemimpin. Obyektif adalah untuk mengembangkan aplikasi komputer itu akan menyoroti keterangan untuk memuaskan eksekutif senior kebutuhan. Secara khas, sebuah EIS menyediakan data hanya perlu untuk mendukung keputusan level eksekutif dari pada data bagi seluruh perusahaan.Hari ini, aplikasi dari EIS tidak hanya pada hirarki perusahaan, tetapi juga di komputer pribadi pada satu daerah jaringan lokal.

 EIS sekarang seberangi platform perangkat keras komputer dan mengintegrasikan keterangan menyimpan pada mainframe, mesin komputer pribadi, dan minicomputers. Sebagai beberapa perusahaan jasa klien mengadopsi sistem informasi perusahaan yang terakhir, karyawan dapat mempergunakan komputer pribadi mereka untuk memperoleh akses ke datan perusahaan dan memutuskan data yang adalah relevan untuk pembuatan keputusan mereka. Perbuatan pengaturan ini semua, pengguna mampu untuk menyesuaikan akses mereka ke perusahaan sesuai data dan menyediakan keterangan relevan terhadap keduanya bagian atas dan tingkat yang lebih rendah di perusahaan.

2.3 Komponen Sistem Informasi Eksekutif

Secara umum komponen dari EIS dapat tergolong seperti :

A.     Hardware (Perangkat Keras)

Ketika membicarakan tentang perangkat keras untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi empat komponen:

-        Input Device / alat masukan : Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika.

-        Central Processing Unit : Adalah pusat komponen karena ini dapat mengontrol komponen mesin komputer yang lain.

-        File Penyimpanan Data : Eksekutif dapat mempergunakan ini secara terpisah untuk menyimpan keterangan bisnis, dan bagian ini juga dapat membantu eksekutif mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah.

-        Output Device / alat keluaran : Eksekutif dapat menggunkan alat ini untuk membaca rekaman visual dan sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer yang tidak begitu mahal. Alat ini juga dapat meningkatkan akses dari keterangan EIS untuk banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.

B.        Software (Perangkat Lunak)

Memilih perangkat lunak penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana cara mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk satu EIS meliputi empat komponen:

1.      Teks yang mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks dapat di dokumentasikan.

2.      Database : Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform komputer membuka akses eksekutif bagi Eksekutif.

3.      Dasar grafis : Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan visual untuk Eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala, diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (bagan balok).

4.      Dasar model : EIS memodelkan data yang mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisa kuantitatif lain.

Contoh dari hardware yang mendukung adalah software yang memiliki skema client/server dimana software tersebut dapat diakses melalui jaringan local contohnya sebagai berikut :

-        Software server database, misalnya ms access, sql server, mysql

-        Menggunakan bahasa visual programming, contohnya delphi atau visual studio

-        Graphical user interface

-        User friendly

C.     Pengguna Interface

Sejak EIS menggunakan data dari berbagai macam sumber, baik yang didapat dari database data internal maupun data yang dikumpulkan dari data external yang dapat berupa data memo, data analisa, data laporan dan lain lain. Untuk itu diperlukan interface yang dapat memadukan data-data yang masih relevan dengan data yang digunakan untuk eis. Contoh interface antara lain adalah report berjadwal, tanya jawab(kuisioner/angket), menu-driven, bahasa, dan input/output

D.    Telekomunikasi

Jaringan yang memadai untuk menunjang proses data yang dapat berupa data text ataupun data grafik sehingga pertukaran informasi dapat dilakukan dengan sempurna. Diharapkan kombinasi dari software dan hardware dapat didukung dengan kinerja jaringan yang memadai

E.        Aplikasi

F.         Pabrikasi

G.       Pemasaran

H.       Keuangan

2.4 Karakteristik EIS

Ø  Karakteristik EIS meliputi :

a)      Dibuat untuk individual executive users

b)      Mengekstrak, menyaring (filter) , menyinkat dan melacak data yang penting / critical data

c)      Menyediakan on-line status access ( akses status online), analisa trend dan drill-down ( yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data pendukung yang ringkas)

d)     Mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal yang bersifat luas

e)      Bersifat user friendly, untuk menggunakannya hanya dibutuhkan sedikit ketrampilan tanpa pelatihan

f)       Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara

g)      Menampilan informasi grafik, tabular dan tekstual.

Ø  Kemampuan tambahan yang dimiliki oleh EIS antara lain :

a)      Memberikan dukungan dalam komunikasi elektronik (missal Email, Computer Conferencing dan Word Processing)

b)      Mempunyai kemampuan analisa data

c)      Mempunyai alat pengorganisasian

Ø  Keputusan Penerapan EIS ( Executive Information System ). Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:

1.      Perlukah kita mengembangkan EIS? Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang. Jika jawabannya ya, maka eksekutif akan menyusun rencana dan tujuan pengembangan dari system yang ada ( hal ini tergantung pada masing-masing perusahaan).

2.      Aapakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? J Jika ada , gunakan peralatan lunak tersebut  Jika tidak;, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah akan menambah efisiensi jika dilakukan penambahan perangkat lunak

3.      Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai? Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software) .

Ø  Contoh-contoh perangkat lunak EIS siap pakai antara lain :

·         Contoh Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek. Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.

·         Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc. dari Boston dan Comshore, Inc. dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.

Ø  Trend EIS di Masa Depan

a)      Penggunaan EIS pada perusahaan besar menjadi umum.

b)      Software EIS dengan harga lebih murah makin dibutuhkan.

c)      SIM dan DSS masa depan akan menjadi seperti EIS saat ini.

d)     Dibandingkan aplikasi lain lebih banyak usaha yang dilakukan agar user menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer pada tingkat yang lebih rendah.

e)      Eksekutif akan mempertahankan komputer secara perspektif.

2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception, dan model mental. Dengan Penjelasan sebagai berikut :

a.                   Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)

Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. Sebagai contoh misalnya sebagai berikut CSF dari industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.

b.                  Management by Exception (MBE)

Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan seperti perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

c.                   Model Mental

d.                  Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.

Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).

2.6. Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif

Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1.      Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.

2.      Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.

3.      Staff jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.

4.      Teknologi informasi yang sesuai H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.

5.      Manajemen data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6.      Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, EIS harus berhasilmemecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.

7.      Manajemen atas : Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

8.      Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem : Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.

2.7 Langkah - langkah eksekutif untuk meningkatkan sistem informasi

Lima langkah untuk pencapaian pengembangan tersebut :

1.         Menyimpan inventarisasi dari transakasi informasi yang masuk, yaitu memelihara record data dan menyimpan ke database, dan dapat dibuat laporan. Studi Jones dan McLeod mengemukakan bahwa eksekutif biasanya menganggap sumber dan media tertentu dapat memberikan kontribusi yang lebih banyak dari apa sebenarnya ia berikan. Dengan bukti sam , sumber dan media yang lain mungkin ia remehkan. Eksekutif. Dibantu oleh sekretarisnya. Dapat memelihara catatan data yang sama seperti yang ada pada studi jones dan McLeod. Data yang dicatat tersebut dimasukan kedalam DBMS. Kemudian meraka dapat membuat laporan yang dapat digunakan untuk mejawab tujuh pertanyaan yang dikemukakan oleh jones dan McLeod bila meraka berhubungan dengan system yang dimilikinya

2.         Merangsang terjadinya sumber yang bernilai tinggi. Dengan adanya sumber yang bernilai tinggi maka eksekutif mengkomunikasikan sumber tersebut ke setiap anggota dengan melakukan konferensi. eksekutif kemudian dapat melakukan cara yang lebih mudah untuk mengkomunikasikan sumber tersebut. CEO bank memberikan contoh yang baik mengenai cara melakukan hal ini. Mungkin sebagian besar informasi yang bernilai tinggi yang ia terima berasal dari komite manajemennya. Agar setiap anggota merasa mempunyai kesempatan yang sama untuk berpartisipasi, CEO memutuskan untuk menggunakan meja bundar untuk melakukan konferensi.

3.         Mengambil manfaat dari peluang yang ada, ketika informasi datang, eksekutif harus dapat memperolehnya. Ketika secuil informasi datang, eksekutif harus menangkapnya. Wakil direktur bidang keuang menjalankan strategi ini dengan menempatkan meja kerjanya menghadap tembok, sehingga ia membelakangi pintu masuk. Nampaknya hal ini seperti untuk menghindari informasi, padahal sebenarnya maksudnya kebalikannya. Seperti yang ia jelaskan, ketika seseorang memasuki kantornya, ia tidak ingin melakukan percakapan dengan tamu tersebut sambil melihat tumpukan kertas kerja yang belum selesai dikerjakan. Dengan penempatan mejanya menghadap tembok. Ia dapat menghadapi tamunya dengan konsentrasi penuh tanpa gangguan kertas kerja yang belum ia selesaikan.

4.         Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan, eksekutif menggunakan gaya atau cara pengumpulan informasi yang berbeda. Dalam studi jones dan Mcleod, datanya menunjukan bahwa tiap eksekutif mempunyai gaya atau cara pengumpulan informasi yang berbeda-beda. Apa yang terbaik bagi eksekutif adalah bila ia tidak berkerja untuk orang lain. CEO dari perusahaan pengecer mengerjakan apa yg menjadi perkejaannya sendiri.

5.         Memanfaatkan teknologi, memanfaatkan staf pelayan informasi untuk mengembangkan sistem dalam perusahaan itu sendiri. Minat terhadapat EIS telah meningkat mulai akhir tahun 1980-an. Banyak perusahaan besar yang telah mempekerjakan staf pelayanan informasi untuk mengembangkan system dalam perusahaan itu sendiri. Sekarang ini ada lebih dari 30 perusahaan yang memasuk dan menawarkan software EIS, hardware, dan pelayanan konsultasi. Kita akan mengakhiri pembahasan kita kali ini dengan menampilkan pilihan dan beberapa dasar untuk melakukan implementasi yang baik.

2.8 Alasan EIS di butuhkan untuk kebutuhan informasi yang up to date

Beberapa alasan mengapa EIS yang dibutuhkan untuk mengatasi berbagai macam kebutuhan akan  informasi yang up to date.

a.       Eksternal

·         meningkatan kompetisi

·         Lingkungan yang dengan cepat berubah

·         Keharusan untuk selalu proaktif

·         Kebutuhan untuk mengakses external database

b.      Internal

·         Kebutuhan akan informasi yang up to date

·         Kebutuhan akan komunikasi

·         Kebutuhan akan informasi yang lebih akurat

·         Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan

Tujuan dari  Executive Information Sistem adalah menghasilkan target informasi yang selalu  up to date untuk meningkatkan  performance dari suatu perusahaan dengan memberikan perhatian khusus pada tujuan akhir dan prioritasdari perusahaan tersebut.

2.9 Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE)

Semua sistem memliki kekurangan dan kelebihan. Akan tetapi, itu semua tergantung dari penggunaan dan pengguna. SIE pun juga memiliki kekurangan dan kelebihan sendiri. Pada postingan kali ini, saya membahas tentang Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Dimana penjelasan Sistem Informasi Eksekutif sendiri saya jelaskan pada postingan lain.

Ø  Berikut Kelebihan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) tersebut:

·         Mempermudah para eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer.

·         Menyediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan.

·         Keterangan yang disediakan semakin mudah dimengerti.

·         Biasanya menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan.

·         Melakukan penyaringan data untuk manajemen.

·         Meningkatkan pemeriksaan keterangan.

·         Dapat Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas.

Ø  Sedangkan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE), yaitu:

·         Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks.

·         Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi.

·         Karena sistemnya besar, sehingga sulit untuk mengaturnya.

·         Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior.

·         Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat untuk membuat keterangannya.

2.9.1 Contoh beserta alasan penggunaan SIE pada suatu perusahaan / Bidang

1.      Bidang Jasa ( BANK )

Di Indonesia sudah banyak perusahaan yang telah menggunakan Sistem Informasi Eksekutif, contohnya yaitu Bank Mandiri

Bank Mandiri yang didirikan pada tanggal 2 Oktober 1998 merupakan bagian dari program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh pemerintah Indonesia. Empat bank milik pemerintah yang bergabung menjadi bank Mandiri tersebut adalah Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia dan Bank Pembangunan Indonesia.

Dari penyatuan empat bank pemerintah yang memiliki core banking system yang berbeda-beda, data center yang berbeda-beda, serta infrastruktur baik hardware, software maupun jaringan yang berbeda-beda maka pada awal bank Mandiri \ melakukan evaluasi atas core banking sistem dari keempat bank legacy. Dan pada akhirnya bank Mandiri memutuskan untuk mengembangkan SIE nya dengan cara memodifikasi sistem core banking Bank Exim (BEST) untuk memenuhi kebutuhan standar produk awal bank Mandiri yang kemudian disebut dengan MASTER (Mandiri Sistem Terpadu).

Berdasar hasil evaluasi atas core banking sistem dari keempat bank legacy tersebut sistem core banking Bank Eximlah yang dianggap terbaik dari keempat sistem yang ada pada keempat legacy bank dan yang paling memungkinkan untuk direkomendasikan sebagai standar sistem paling memungkinkan untuk diimplementasikan sesuai dengan time frame legal merger.

Sistem core banking bank Exim telah diimplementasikan pada lebih dari 200 cabang, dan terdapat 40 karyawan bank Exim memahami sistem tersebut dengan baik.

MASTER hanya sebuah solusi sementara jangka pendek untuk dapat secepatnya beroperasi dalam satu platform. MASTER tidak dapat mendukung kebutuhan bisnis dan visi bank Mandiri untuk masa mendatang karena MASTER dibuat pada pertengahan tahun 1980an untuk keperluan bank dengan segmen korporasi, sedangkan bank Mandiri menyasar pada segmen yang berbeda denga bank Exim yaitu segmen ritel.

Selain itu, arsitektur sistem MASTER dikembangkan dengan konsep branch- centric yang tidak dapat mendukung konsep hub and spoke. Disamping itu database yang dimiliki oleh MASTER ini cukup terbatas dan tidak dapat memenuhi kebutuhan customer view dan segmentasi nasabah yang diperlukan.

Selanjutnya dilakukan benchmarking aplikasi MASTER yang dilakukan di IBM Center Rochester dan diketahui bahwa MASTER tidak dapat memenuhi kebutuhan bank Mandiri. Dari sini, pihak manajemen bank Mandiri sepakat untuk mengganti core banking sistemnya dengan sistem off- the-shelf from the market yang dapat mendukung bisnis dan visi bank Mandiri, dan tidak mendesain ulang sistem MASTER.

Setelah itu dilakukan penggantian sistem MASTER ke system eMAS (Enterprise Mandiri Advanced System) yang project pilotnya dilakukan dalam dua tahap. Sistem eMAS dijalankan senilai US$ 173 juta selama 3 tahun yang mencakup empat inisiatif utama yaitu:

·         Memperkaya dan memperbarui delivery channel.

·         Membangun sistem core banking baru yang terintegrasi.

·         Membangun MIS didukung teknologi Data Warehouse terkini.

·         Memperkuat dan memperbarui sistem infrastruktur yang reliable.

didukung oleh anggota tim sebanyak 500 orang, 32 proyek, 18 sistem interfaces dan 128 sub modul. Pada bank Mandiri, ada beberapa hal yang menjadi perhatian dalam pengelolaan data, yaitu:

·         Timeless: data harus tersedia pada watunya untuk mengantisipasi perubahan bisnis yang cepat.

·         Usability: data harus sesuai dengan kebutuhan user.

·         Completeness: data yang lengkap akan dapat memberikan gambaran bisnis yang lebih baik, sehingga pada saat pemasukan data (data entry), field-field penting telah dibuat mandatory dan default value.

·         Correctness: ketepatan data untuk digunakannya parameter table untuk meminimalisir kesalahan pengetikan (typing error).

·         Precision: memastikan bahwa data tetap lengkap dan sesuai (tidak ada data yang hilang atau berubah).

·         Lack of abiguity: kesamaan persepsi atas data diperlukan untuk menghindari misinterpretasi.

Untuk mendukung penyediaan data dan informasi yang lengkap, akurat, tepat waktu dan konsisten maka dibentuk Enterprise Information Architecture yang bersifat "agile & adaptive" dan comply dengan Basel II.

Saat ini, sebagian besar proses pelaporan telah berjalan secara otomatis, meski terdapat beberapa yang masih diperlukan adanya intervensi atau pengontrolan dari unit terkait dalam hal ini eksekutif untuk dilakukan adjustment sesuai keputusan manajemen, maupun adanya temuan audit internal dan eksternal.

Walaupun demikian, diakui pihak IT bank Mandiri, bahwa masih terasa terdapat kekurang optimalan waktu pemrosesan pembentukan data menjadi informasi, serta kurangnya pemahaman terhadap kebutuhan laporan dan data yang tersedia. Untuk itu diperlukan upaya performance tuning pada database maupun program, termasuk simplifikasi laporan dan reengineering proses pembentukan laporan.

Pihak bank Mandiri telah melakukan pengantisipasian external shocks dengan menggunakan Business Intelligence (BI). Saat ini analisiss Business Intelligence sudah digunakan oleh unit bisnis untuk pengambilan berbagai keputusan strategis, meskipun sementara ini penggunaannya masih dalam tahap sales dan marketing product.

Tetapi, untuk lebih mengoptimalkan penggunaannya perlu disusun datamart (subset dari Data warehouse yang berisi data yang lebih spesifik yang bersifat departemental) yang lebih komprehensif dan peningkatan pemahaman, baik oleh IT maupun user, yaitu pihak manajemen puncak yang tetkait untuk menghindari adanya kesalahan interpretasi (mis- interpretation).

Semua sistem Informasi Eksekutif PT. Bank Mandiri dikembangkan oleh Berca Tim, dengan teknologi yang digunakan adalah :

·         DB Server: Oracle DB 10g R2 di SunOS

·         IBM DataStage sebagai Engine ETL

·         OLAP CUBE (MOLAB): Essbase Oracle

·         Front End: SAP Excelsius BO dan SAP BO Webi

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) memiliki peranan yang sangat penting dalam perkembangan sistem informasi dewasa ini. Sistem Informasi Eksekutif (EIS) merupakan  sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.

3.2. Saran

Dalam sistem informasi komputerisasi atau elektronik dapat memungkinkan semua orang untuk bisa mengakses informasi-informasi yang ada, baik informasi yang bersifat umum maupun yang khusus (rahasia). Dengan demikian maka harus ada sistem pengaman data yang sangat baik untuk menjaga informasi khusus atau data-data yang bersifat rahasia tersebut.